Meer tijd en blijere werknemers met Robotic Process Automation

Sinds begin 2019 maken wij, Iva en Rokan, deel uit van de FiN-familie. Of, zoals we onszelf noemen, van de Finners. We gingen meteen op een spannende reis naar de wereld van Robotic Process Automation (RPA). Binnen een maand haalden we onze eerste UiPath Developer-diploma’s en konden we softwarerobots bouwen. Vet toch?

Maar hoe meer we over RPA leerden, hoe meer vragen we hadden. We hoorden over een UiPath RPA-congres in Kopenhagen. De perfecte plek om op zoek te gaan naar antwoorden! In dit blog vertellen we jullie alles over onze zoektocht, en delen we ook een aantal succesverhalen en slimme quotes van klanten van UiPath.

Laten we bij het begin beginnen. Sommigen van jullie vragen zich misschien nog af, wat is Robotic Process Automation eigenlijk? Het voornaamste doel van RPA is het automatiseren van handmatige, repetitieve taken. Je zou zeggen dat iedereen daar wel oren naar heeft. Toch twijfelen veel bedrijven. Een paar veelgehoorde bezwaren:

  • Dat is een taak voor IT en zij moeten hiermee aan de slag gaan (maar dat doen ze niet).
  • Het duurt vast jaren voordat het zover is.
  • RPA is toch duur: past het binnen mijn budget?
  • Blijft mijn data nog veilig?
  • We zijn een klein/middelgroot bedrijf, wat hebben wij aan RPA?

Heb jij een of meer van deze vragen? Blijf maar lezen, want wij gaan ze allemaal beantwoorden. 

Terug naar onze zoektocht. Het congres was op 4 april en we zijn de avond daarvoor vertrokken. We waren nog steeds onder de indruk van de Financiële proeverij, die de week ervoor had plaatsgevonden. Rokan liet op het vliegveld de filmpjes zien die hij had gemaakt over hoe gemakkelijk het is om een robot te bouwen. We hadden het ook over dit blog en wat we hierin zouden schrijven. Dat doen we best vaak, met elkaar sparren. Mede door onze achtergrond, Rokan (controlling) en Iva (accounting), komen we vaak met twee verschillende oplossingen voor hetzelfde probleem. Daarom vinden we onze samenwerking zo leuk; we leren veel van elkaar en we hebben vruchtbare discussies. Niettemin, we hadden nog steeds geen idee wat we moesten verwachten en op Schiphol besloten we dat we alles over ons heen laten komen.

De volgende ochtend gingen we naar het congres in het Marriot hotel. Meteen waren we onder de indruk. Er waren meer dan 400 deelnemers. Het publiek was heel divers, mannen en vrouwen, jong en oud. We gingen een plek zoeken, maar het voelde alsof we op een feestje waren. Er was muziek, veel verlichting en een presentatie op de achtergrond met feiten over UiPath.

De eerste spreker was de Chief Evangelist van UiPath. Het was voor ons allebei de eerste keer dat we van zo’n soort functie horen. Hij vertelde dat door AI en RPA de wereld aan het begin van de vierde technologische revolutie staat en dat UiPath daarin een kleine bijdrage heeft. De visie van UiPath is “een robot voor elke persoon”. Toen waren wij verkocht. Dit is het. Dit is de toekomst. Waarom moeten we hiermee wachten als het uiteindelijk toch deze kant opgaat? Ik wil nu al een uur eerder naar huis kunnen gaan en niet pas over een jaar of twee of tien. Kan dat inderdaad nu al? En misschien nog belangrijker, hoe dan?

Daarna kwamen er succesverhalen van de klanten. We hebben onderstaande daarvan meegenomen. 

Het eerste verhaal was overigens niet meteen een succesverhaal. Er waren veel onduidelijkheden bij de klant; wie moet er verantwoordelijk zijn en wie moet de kar trekken. Ze waren daarmee maanden bezig en uiteindelijk hebben ze daarvan geleerd dat RPA geen IT-project is, maar ook geen puur businessproject. Hun automatiseringsproject heeft ze rond 300.000 NOK (ongeveer 31.500 EUR) gekost, terwijl een marketingcampagne ze ruim 3.500.000 NOK (ongeveer 364.000 EUR) zou kosten.

De eerste les was dus: Om RPA succesvol te kunnen implementeren, moeten IT en de business samenwerken. Waarom is dat zo? De IT-afdeling heeft vaak beperkt of geen inzicht in de taken, processen en gevolgen van RPA voor de business. En in de business ontbreekt de technische kennis of autorisatie voor de juiste toegangen, beveiligingen en databewaking in de systemen. Kortom, idealiter werken IT en de business samen als bondgenoten. De rol van een business analist is net zo belangrijk als de rol van een RPA developer.

De tweede les was: Een RPA implementatie duurt veel korter dan die van de meeste IT-projecten en duurt gemiddeld 4 weken tot 6 maanden. Maar, net als bij elke project, moet je rekening houden met de juiste stakeholders, de complexiteit van de processen en de gebruikers. Hoe groter de betrokkenheid van alle partijen, hoe beter de resultaten. En hoe eerder je die behaalt. Een van de sprekers vertelde dat de IT-afdeling van zijn bedrijf elke afdeling om een afgevaardigde had gevraagd. Ze stuurden allemaal een junior die ze gemakkelijk konden missen. De IT-manager nam daar geen genoegen mee en zei: Als je een slimme robot wil, dan moet je mij je slimste mensen geven.

 Als een proces in een paar zinnen uitgelegd kan worden, dan kan het ook geautomatiseerd worden. Als er sprake is van veel repetitieve handelingen, dan kan er voor RPA gekozen worden. Als vuistregel zeggen we dat alle processen die met stamdata te maken hebben, beter door een robot gedaan kunnen worden. En de uitzonderingen dan? In eerste instantie kunnen de medewerkers de uitzonderingen blijven verwerken. De meest voorkomende aanname is dat alles meteen wordt geautomatiseerd. Dat hoeft niet. Als men met meer dan 50% van de taken begint, dan houden de desbetreffende medewerkers waarschijnlijk meer dan 50% tijd over, die ze nuttig kunnen gebruiken voor de complexere situaties en uiteraard voor steekproefcontroles.

 

Andere leuke feiten en verhalen:

De meeste medewerkers zijn maar vier uur per dag productief en millennials zouden liever 50% minder verdienen en een leuke baan hebben, dan een meer betaalde saaie baan. 

Op de eerste dag van go-live met RPA heeft een klant van UiPath 322 applicaties verwerkt, die normaal gesproken 51 uur zouden kosten; dat zijn zes medewerkers die een volledige dag werken!. 

NASA is een klant van UiPath. Daarmee waren onze vragen over veiligheid al beantwoord, want als het goed genoeg is voor NASA, dan vinden wij het ook goed genoeg.

RPA met UiPath maakt de technologie toegankelijk voor iedereen. Bij FiN hebben we al een robot die voor ons uren in het systeem verwerkt en dat helpt onze administratie. Was het meteen raak? Dat ook weer niet. Maar net zoals we in Kopenhagen hebben gehoord, zal het misschien niet altijd soepel gaan, maar iedereen was ervan overtuigd dat het zeker de moeite waard is. Aan het eind van het congres waren we vol inspiratie en enthousiasme en we willen graag iedereen op onze RPA-reis meenemen. En we hebben het beste tot het laatste bewaard:

What do Elon Musk (CEO of Tesla) , Mark Cuban (Tech billionaire also known as a Shark from Shark Tank) and Daniel Dines (CEO of UiPath) have in common:

They believe over the next 10 years employees will need one critical skill: The ability to think creatively.

 

Hopelijk heb je hiermee veel leesplezier gehad. Mocht je nog meer vragen hebben, laat het ons gerust weten. Wil je meteen met RPA aan het slag, maar weet je niet zeker of het bij jou kan en wat het zal opleveren, dan komen we graag langs voor een QuickScan. We kijken ernaar uit bedrijven en medewerkers blij te maken met RPA.

 

Mede namens Rokan,

 

Iva