WIN-WIN: enorme kostenbesparing & versterkte drive binnen organisatie
Verschillen in de nacalculatie. Het is één van de grootste issues binnen de industrie. Voor financieel managers en business controllers is dit een lastig probleem want: hoe krijg je grip? Wanneer je mogelijk opdrachten misloopt door verkeerde berekeningen is de urgentie om te veranderen hoog. En dat is een flinke uitdaging bij complexe bedrijfsprocessen met verschillende stakeholders. Waar begin je en hoe pak je het aan?
Peter Kessels, Business Controller bij GEA Food Solutions, ging voor de Lean Black Belt training bij FiN en creëerde een succesvol veranderingsproces vanuit een gezamenlijk belang waarin alle stakeholders soepel meebewogen.
Wat was precies het probleem?
GEA Food Solutions produceert machines, standaardproductie én maatwerk, voor de vleesverwerkende industrie. Het bedrijf kampte met een probleem: regelmatig waren er verschillen tussen voor- en nacalculatie waardoor er naast negatieve marges ook het risico bestond dat ze een te hoge prijs noteerden bij potentiële opdrachtgevers en hierdoor grote opdrachten misliepen.
Doordat er geen concrete oplossingen voor handen waren, grepen de vele belanghebbenden op zowel Operationeel als Senior Niveau telkens incidenteel in. Dit gaf veel reuring en leidde tot complexe besluitvorming.
Waarom Lean?
De aard van het probleem gaf aan dat de antwoorden op de werkvloer lagen. Peter realiseerde zich dat de Lean technieken, die gericht zijn op het verminderen van fouten, hier zeer geschikt waren. Om de verschillen in de voor- en nacalculaties te verkleinen, wilde hij met de Lean ‘toolbox’ bottom-up zoveel mogelijk inzichten ophalen over root causes, frustraties en procesoverzichten. Om deze vervolgens te combineren met statistische feiten zodat hij de discussie objectief kon leiden en het bedrijf tot echte oplossingen kon komen.
Het Senior Management van GEA steunde zijn initiatief. Als Black Belt projectleider zette Peter de Lean werkwijze in voor deze onoverzichtelijke situatie waarbij hij praktisch begeleid werd door Bart Kemp van FiN.
Eerst draagvlak creëren, dan inzichtelijk maken
Peter startte met een analyse van de stakeholders en verdeelde de rollen. Juist bij een hoge prioriteit en verschillende belanghebbenden is het belangrijk dat een project veel draagvlak heeft. Om de feiten en gevolgen indiscutabel inzichtelijk te maken gebruikte Peter statistische tools.
Besparing: minimaal half miljoen per jaar
Peter: “Het Lean project leverde sterke verbeteringen in de voor- en nacalculatie op. Met als bijkomend effect dat het draagvlak drastisch vergroot is waardoor alle betrokkenen meer vertrouwen hebben in de organisatie én in de calculaties. De potentie van de procesverbeteringen is minimaal een half miljoen euro op jaarbasis. Dus we laten het niet meer los!”
“De minimale investering in tijd en de kosten van de Lean training staan in geen verhouding tot de enorme kostenbesparing en de versterkte drive binnen de organisatie.”
Wat betekende het Lean project voor jou als Business Controller?
Peter: “Het was ontzettend leerzaam dat ik fungeerde als de facilitator van de oplossing in plaats van als een roepende Business Controller in de woestijn. Jarenlang hield ik me vooral bezig met de financiële analyse in het planning & control proces. De Lean training liet me inzien dat er oplossingen ontstaan als je de inhoud loslaat en je richt op het proces. De begrijpelijke ‘normale’ taal van Lean zorgt ervoor dat je goed in gesprek kunt met je collega’s waardoor je echt samenwerkt. Precies daar gaat het om. Deze ervaring maakt mij sterker in mijn vak. Ik heb het gevoel dat ik mijn rol nu veel beter kan uitoefenen omdat ik niet alleen signaleer en plan maar ook verbeteringen kan faciliteren. Kortom; Lean maakt je een enorm sterke Business Partner!”
Sleutels tot succes
In de basis is Lean heel simpel. De kunst is een goede en gedisciplineerde uitvoering. Peter tipt je zijn belangrijkste lessen als projectleider:
- Voer het project stap voor stap uit en breng daar ook het geduld voor op. Spring niet meteen naar de oplossing!
- Stel voortdurend controlevragen aan jezelf en aan het project team waardoor er gereflecteerd wordt op vragen als ‘Werken we nog steeds richting hetzelfde doel?’ en ‘Waar staan we nu in het proces?’. Dit zorgt niet alleen voor een hogere kwaliteit van de oplossingen maar het vergroot ook het draagvlak.
- Zie jezelf in de rol van een kundige facilitator en niet als de oplosser.
- Zorg voor een goede begeleiding want de sleutel zit in de goede aanpak en niet in de inhoudelijke complexiteit. Zorg er dus voor dat je jezelf niet verliest in de inhoud en vind vertrouwen in het Lean proces en de deskundigheid van de projectleden of een externe begeleider.
