LEAN black belt project bij GEA

Peter Kessels, werkzaam als Business Controller bij GEA Food Solutions, heeft de Lean Six Sigma Black Belt Theorie training gevolgd bij FiN. Ook voor het praktijkgedeelte werd begeleid door Bart Kemp van FiN. In deze case legt Peter uit hoe zijn praktijkopdracht is verlopen en waarom hij van mening is dat het behalen van een Lean Six Sigma hem een betere Controller maakt.

De aanleiding voor de opdracht

Peter heeft zich voor zijn praktijkopdracht gericht op een vraagstuk rondom de voor- en nacalculatie van het machineproductieproces bij GEA Food Solutions in Bakel. Dit betreffen machines voor de vleesverwerkende industrie, waarbij een aantal machines in standaardproductie gemaakt worden en andere machines op maatwerk geleverd worden. Regelmatig waren er grote verschillen in de nacalculatie, zowel positief als negatief. Naast het risico op negatieve marges bestond er dus ook een risico dat de GEA een te hoge prijs noteerde bij een potentiële opdrachtgever en daardoor de kans liep om opdrachten mis te lopen. 

Voor de organisatie was het belangrijk om dit goed inzichtelijk te brengen. Er waren geen concrete en simpele oplossingen voor handen, waardoor de vele belanghebbende, zowel op Operationeel als op Senior Niveau, niets andere konden doen dan incidenteel ingrijpen. Dit leidde tot veel dynamiek en complexe besluitvorming. Voor Peter was dit de aanleiding om zich voor zijn Lean Six Sigma Black Belt te richten op deze problematiek.

Welke oplossingsrichting is er gekozen?

Peter realiseerde zich dat de Lean Six Sigma technieken zeer geschikt waren. Het grote aantal belanghebbenden en de hoge prioriteit maakte dat het belangrijk is dat het project veel draagvlak heeft. Aard van het probleem duidt erop dat de antwoorden waarschijnlijk op de werkvloer liggen. Met de Lean Six Sigma ‘toolbox’ wilde Peter bottom up zoveel mogelijk inzichten ophalen uit de organisatie over root causes, frustraties, procesoverzichten en deze combineren met statistische feiten om zo de discussie zo objectief mogelijk te leiden en te komen tot echte oplossingen. Het Senior Management van GEA steunde het idee van Peter om een Lean Six Sigma project op te starten met als doel de verschillen in de voor- en nacalculaties te verkleinen. Het Management heeft haar besluit kenbaar gemaakt aan de organisatie en Peter aangewezen als projectleider.

Welke acties heb je verricht?

Peter is gestart met een uitgebreide analyse van de verschillende stakeholders en heeft hen rollen gegeven binnen het project. Vervolgens heeft hij gebruik gemaakt van de statistische tools van Six Sigma om zo heel feitelijk en indiscutabel de verschillen in kaart te brengen, en de bijkomende gevolgen. Daarna is het proces van Process Flow Mapping gestart om samen met de verschillende operationele teams zeer gedetailleerd in kaart te brengen wie wat doet om tot een calculatie voor een machine te komen. In een vervolg sessie zijn Fishbone Diagrammen opgesteld met verschillende kern-betrokkenen om er zo achter te komen op welke plek in het proces het uiteindelijk mis gaat. Middels brainstorm sessies met kern-betrokkenen zijn vervolgens zoveel mogelijk oplossingen bedacht en gerangschikt op toepasbaarheid en effect.

Nadat deze oplossingen zijn geïmplementeerd heeft Peter wederom de statistiek van Six Sigma gebruikt om de werking te (blijven) valideren. Via Outbriefs heeft Peter ervoor gezorgd dat de stakeholders betrokken blijven bij het proces.

Wat was de sleutel tot succes?

In de basis is LEAN heel simpel. De kunst is om het goed en gedisciplineerd te blijven uitvoeren. Peter gaf aan dat de volgende zaken zijn belangrijkste lessen als projectleider zijn geweest:

  • Voer het project stap voor stap uit en breng daar ook het geduld voor op. Spring niet meteen naar de oplossing! Stel voortdurend controlevragen aan jezelf en aan het project team waardoor er gereflecteerd wordt op vragen als ‘werken we nog steeds richting hetzelfde doel?’ en ‘waar staan we nu in het proces?’. Dit vergroot niet alleen de kwaliteit van de oplossingen, maar het vergroot ook het draagvlak.
  • Zie jezelf in de rol van een kundige facilitator en niet als de oplosser.
  • Zorg voor een goede begeleiding, want de sleutel zit in de goede aanpak en proces en niet in de inhoudelijke complexiteit. Zorg er dus voor dat je jezelf niet verliest in de inhoud en zoek vertrouwen in het Lean proces en de deskundigheid van de projectleden.

Hoe ziet het eindresultaat uit?

Het Lean Six Sigma project heeft hele sterke aanpassingen in het proces van voor- en nacalculatie opgeleverd. Het bijkomende (verwachte) effect is dat het draagvlak en begrip veel groter is geworden en alle betrokkenen veel meer vertrouwen hebben in de calculaties. De potentie van de procesverbeteringen is minimaal een half miljoen euro op jaarbasis. Middels de Six Sigma statistiek blijf ik de resultaten monitoren en bespreken met de betrokkenen. We laten het niet meer los!

Het Senior Management is zeer tevreden over het project. De minimale investering in tijd en de kosten van de Lean Six Sigma training staan in geen verhouding tot de enorme kostenbesparing èn – misschien wel net zo belangrijk – versterkte drive binnen de organisatie.

Wat heeft het Lean project betekend voor jou als controller?

Het was een hele leerzame ervaring om mezelf te gaan zien als de facilitator van de oplossing, in plaats van een roepende Business Bontroller in de woestijn. Jarenlang heb ik me vooral bezig gehouden met de financiële analyse en deze telkens weer herhaalt in het planning & control proces. De Lean Six Sigma training liet me inzien dat ik een oplossing kon zien als ik de inhoud loslaat en me richt op het proces. De ‘normale’ taal van Lean zorgt ervoor dat je heel goed in gesprek kunt met je collega’s van alle disciplines en dat er dan oplossingen uitkomen. Prachtig om te zien!

Deze ervaring maakt mij veel sterker als Business Controller. Ik heb het gevoel dat ik mijn rol nu nog veel beter kan uitoefenen, omdat ik niet alleen signaleer en plan, maar juist verbeteringen kan faciliteren. En omdat ik het verbeterproces alleen maar faciliteer verlies ik mijn onafhankelijkheid niet. Kortom; Lean maakt je als Controller een sterke Business Partner!

'Van roepende in de woestijn naar facilitator van de verbetering.'

De laatste ontwikkelingen van én bij FiN.

Blijf op de hoogte.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en…

  • Blijf op de hoogte van de laatste trends in Finance
  • Ontvang als eerst informatieve over nieuwe trainingen
  • Word geïnspireerd door onze persoonlijke aanpak