LEAN black belt project bij Leystromen

Machlon de Rooij, werkzaam als Change Manager bij woningcorporatie Leystromen, heeft de Lean Six Sigma Black Belt theorietraining gevolgd bij FiN. Zijn praktijkopdracht en certificering heeft hij binnen Leystromen gedaan, waarbij hij werd begeleid door Bart Kemp (FiN). Doel van het project was om de waardering en de efficiency van het onderhoudsproces te verbeteren. In deze case lees je hoe dat in zijn werk ging en hoe Machlon terugkijkt op het proces.

De aanleiding voor de opdracht

Machlon heeft dit project uitgevoerd in zijn rol als Manager Finance&Control. De organisatie worstelde met het vraagstuk rondom de onderhoudsdienst binnen het werkgebied van de Woningcorporatie. Veel gestelde vragen waren:

  • Waarom hebben we in veel gevallen meer dan 2 bezoeken nodig om een onderhoudsprobleem op te lossen?
  • Is er een relatie tussen klantwaardering cijfers en het effect van ons onderhoud?
  • Zijn er verschillen tussen de verschillende doelgroepen in beleving en effectiviteit van het onderhoudsproces?
  • In welke mate en hoe kunnen we de dienstverlening verder verbeteren?

Dit onderwerp raakte de gehele organisatie in de kern en er waren dan ook veel betrokkenen en meningen. Het ontbrak echter aan feiten en oplossingen en precies daarin zag Machlon toegevoegde waarde voor zijn afdeling Finance en Control.

Welke oplossingsrichting is er gekozen?

Machlon heeft het oplossen van dit probleem gekozen als de basis van zijn Lean Six Sigma black belt praktijkopdracht. De hoeveelheid betrokken, het gebrek aan feiten en organisatie zag hij als perfecte speeltuin voor zijn Lean Six Sigma tool box. Daarmee kan hij vanuit de organisatie zoveel mogelijk inzichten ophalen over Root Causes, frustraties en de processen. Om deze vervolgens te combineren met statistische feiten (six sigma) kan hij de discussie zo objectief mogelijk leiden en komen er echte oplossingen.

Welke acties zijn er verricht?

Machlon heeft veel van de tools en technieken uit zijn black belt training toegepast, waaronder: 

  • Basisanalyses met Six Sigma stelden indiscutabel vast dat er een hoge correlatie is tussen dagelijks onderhoud en klanttevredenheid. Daarnaast bleek ook dat er geen verschil is op basis van leeftijd, woningen, bewoners, etc. Deze inzichten waren erg belangrijk voor het verdere verloop van het project.
  • Een Process Flow Mapping waarmee hij samen met de collega’s die direct betrokken zijn bij het dagelijks onderhoud, een dieper inzicht kreeg in het proces.
  • De ‘Bono-methode’, waarbij de deelnemers aan de oefening een hoed op krijgen die ze een rol geeft (huurder, beleidsmaker, etc) om meer inzicht te genereren.
  • Fishbone diagram sessies met verschillende kern-betrokkenen om er echt achter te komen waar het precies mis gaat.
  • Brainstormsessies om samen zoveel mogelijk goede oplossingen te bedenken en de te rangschikken op toepasbaarheid en effect.
  • Outbriefs om continu alle stakeholders mee te blijven nemen in het proces.

Wat was de sleutel tot succes?

Machlon reflecteerde zijn belangrijkste lessen als volgt:

  • Soms wil je als Projectmanager zover vooruitdenken dat je een aantal stappen verder bent dan de groep. De discipline om alles stap voor stap te doen is erg belangrijk om niemand te verliezen en de beste oplossingen te vinden.
  • De sleutel is niet de complexiteit van de inhoud, maar de kunst van het procesaanpak. Dat levert de beste oplossingen op. Ik was erg blij met de begeleiding van Bart Kemp die mij regelmatig uit de inhoud trok en in de procesfocus bracht. Dat bracht iedere keer nieuwe energie en vooruitgang.
  • Kortom: maak het jezelf niet te lastig!

Hoe ziet het eindresultaat uit?

Het totale proces van monitoring is dankzij dit traject veel beter geworden. De data klopt beter en de fabeltjes zijn de wereld uit. Een zeer belangrijke verbetering is de intake van vragen van huurders rondom onderhoud. Dat scheelt enorm in het aantal bezoeken dat moet worden gedaan om een probleem op te lossen. De potentie van deze verbetering is een besparing van €100.000 op jaarbasis en een structureel betere bijdrage aan de huurdersscore! Het bestuur van Leystromen is zeer tevreden met het resultaat en wil verder met LEAN om daarmee een cultuur van continu verbeteren te creëren.

Wat heeft het LEAN project voor jou betekend als Manager Finance & Control?

Door de LEAN vaardigheden in combinatie met de Six Sigma statistiek, heb ik het gevoel dat ik veel beter in staat ben om waarde toe te voegen voor mijn organisatie. Als manager Finance en Control ben je natuurlijk al goed in het creëren van feitelijk inzicht op basis van cijfers, met de tools van LEAN en Six Sigma krijg je de vaardigheid om deze kennis veel sneller en effectiever over te brengen op mensen en krijg je een beweging van verbetering op gang. Je spreekt ineens de taal van de andere disciplines zonder dat je daar alles van hoeft te weten of je met hun werk gaat bemoeien. Er komen plotseling veel betere oplossingen boven water, waar je eerder wel de goede oplossingsrichting te pakken had, maar deze voorheen in de praktijk toch vaak niet tot het juiste resultaat opleverden.

Ik heb nu echt kunnen laten zien wat mijn rol in een organisatie kan zijn! Mijn finance opleidingen toonden al aan dat ik het finance en control vak onder de knie heb. Nu ik mijn LEAN Six Sigma Black Belt Practitioner certificering heb, laat ik dus ook zien dat ik grote programma’s kan draaien en echte verbeteringen kan realiseren. Super relevant, want tegenwoordig ben ik Change Manager binnen Leystromen!

'Bart Kemp zorgde er steeds weer voor dat ik terugkeerde naar het proces.'

De laatste ontwikkelingen van én bij FiN.

Blijf op de hoogte.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en…

  • Blijf op de hoogte van de laatste trends in Finance
  • Ontvang als eerst informatieve over nieuwe trainingen
  • Word geïnspireerd door onze persoonlijke aanpak