Machlon ontdekte de Lean filosofie en ging van Aha-erlebenis naar Aha-erlebnis.

Machlon de Rooij, change manager bij woningcorporatie Leystromen, behaalde dit jaar zijn Lean Black Belt bij FiN. Toen hij met de training begon voelde dat best overweldigend. “Mensen met een Black Belt, dat zijn toch van die geniale types?” Al tijdens de training ontdekte Machlon hoe goed hij de Lean-journey kon initiëren en faciliteren binnen de organisatie. En: zijn ideeën over de genialiteit ervan, bleken terecht!

Welk beeld had jij bij Lean?

“Ongeveer 10 jaar geleden ontdekte ik Lean. Het intrigeerde mij, dat er een overstijgend concept bestond waarmee je bedrijfsprocessen vlot kon verbeteren. Dus ik begon mezelf erin te verdiepen. Het beeld dat ik toen bij mensen met een Black Belt had, was dat het werkelijke genieën waren. Van die intelligente types met buitengewone skills. Ik heb dan wel veel gestudeerd, maar dat was nou niet direct hoe ik mijzelf zag.”

Terugkerende fouten & stroeve processen

“Als coördinator Financiën zag ik veel verbeteringsmogelijkheden bij Leystromen. Processen die stroef verliepen, steeds terugkerende issues zoals fouten bij het boeken van inkoopfacturen. Met als gevolg dat zowel klanten als collega’s teleurgesteld waren. Dat was het moment dat ik me inschreef voor de Lean Black Belt bij FiN. De Black Belt (het hoogst haalbare niveau binnen Lean) had nog steeds wel iets overweldigends. Maar ik ben een gedreven persoon dus ik dacht: ik ga dat gewoon doen! En ik had ook zoiets van: als het echt te complex of te hoog gegrepen is, dan zien we dan wel verder.”

Waarom koos je voor FiN?

“Leystromen en FiN waren al samenwerkingspartners omdat FiN soms financiële mensen bij ons detacheerde. Ik voelde een goede klik met de organisatie omdat ik zag hoe zij investeerden in de ontwikkeling van hun eigen mensen. Erg leuk was de dynamische groep van trainees waarin ik terechtkwam met mensen uit de B2B, de B2C en uit publieke sectoren. Dat verbreedt je kennis, doordat ieder zijn eigen inbreng heeft. De Master Black Belt, degene die de training gaf, was ook iemand die in de praktijk nog projecten deed. Dat inspireert!”

Direct met de Lean principes aan de slag

“Gedurende de training ben ik de Lean principes al gaan uitproberen en toepassen. Zo startte ik een Brown Paper Sessie rondom het servicekosten-proces van Leystromen. Bewapend met een rol bruin papier, post-its en stiften brachten we met een projectgroep het bestaande proces in kaart. Dit leidde zo snel tot verbeteringen dat mijn collega’s ook gemotiveerd en enthousiast werden.”

“Veel processen zijn er vanuit een bedrijfswaarde. Je hebt ze zelf gecreëerd en je houdt ze in stand. Maar eigenlijk zit niemand erop te wachten.”

Kijken door een andere bril: ’Aha-erlebnis’

“Vóór de Black Belt training dacht ik natuurlijk al na over hoe dingen beter of efficiënter konden. Gewoon, vanuit mijn gezonde boerenverstand. Lean reikt je de technieken aan waardoor je op een andere manier leert kijken. Veel processen zijn er vanuit een bedrijfswaarde: je hebt ze zelf gecreëerd en je houdt ze in stand. Maar eigenlijk zit niemand erop te wachten. Zoals allerlei controlestappen waarvan een afdeling zegt: die kunnen nooit weg. Terwijl die hele stap overbodig wordt door een andere inrichting aan de voorkant. Zodat de fouten waarvoor controles nodig zijn, niet eens meer plaatsvinden. Dat soort situaties heb ik vaak gehad bij de trajecten die ik heb doorlopen. Dat je een soort ‘aha-erlebnis’ krijgt van: we hebben het onszelf nodeloos ingewikkeld gemaakt.”

Jij bent enthousiast. Waarom raad je Lean aan?

“Een belangrijke boodschap die ik predik is dat iedereen binnen het bedrijf beter wordt van Lean. Er leven vooroordelen dat procesverbeteringen gepaard gaan met minder mensen of ontslagen. Dat is gewoon niet waar. Door Lean ontstaat er juist veel meer structuur, begrip en ruimte om meer klantwaarde te creëren, je vak beter uit te oefenen en dat geldt voor iedereen in de organisatie. Ik wil het Lean model niet bestempelen als de Holy Grail, maar het is wel een methodiek die bewezen werkt. Daarom kan ik het iedere organisatie aanbevelen.”

Wat is je advies aan mensen die de Black Belt overwegen?

“Voor het praktijkgedeelte van de training heb ik gebruikgemaakt van de extra mentor begeleiding die FiN aanbiedt. Ik merkte dat ik het mijzelf veel te moeilijk maakte, dat ik veel te complex dacht. Veel mensen zullen zich hierin herkennen. Maar het feit dat een oplossing eenvoudig overkomt, wil niet zeggen dat het niet de beste oplossing is. Dat zijn precies de blinde vlekken die Lean blootlegt. Mijn advies is dan ook om extra begeleiding in te schakelen wanneer je vastloopt.”

Machlon de Rooij is change manager en MT-lid bij woningcoöperatie Leystromen waar hij begon als coördinator Financiën. Leystromen heeft als missie om mensen met een laag of middeninkomen een comfortabel thuis te geven. Dat doen zij in de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen, Goirle, Hilvarenbeek en Oisterwijk. In 2020 behaalde Machlon zijn Lean Black Belt bij FiN.